Si utiliza un coche, o cualquier otro vehículo, en su negocio, probablemente sea una de sus herramientas más importantes. Del mismo modo, los gastos relacionados con su vehículo y los viajes de negocios realizados con él son uno de los aspectos más importantes que deben documentarse adecuadamente en las operaciones de su empresa.
Si ya eres usuario de nuestro servicio de nombres comerciales, o si aún estás interesado en él, te recomendamos que tengas en cuenta los puntos que se enumeran a continuación para que tu vehículo quede debidamente registrado en la contabilidad y puedas sacarle el máximo partido.
Añadir detalles del coche
Añade los datos de tu coche a la aplicación en la sección «Datos del coche» (que se encuentra en el menú). Incluye en los datos el número de matrícula, el porcentaje de uso del coche para fines profesionales (más o menos del 50 %) y el documento del coche.
Si compraste tu coche hace más de un año, adjunta como documento una valoración del vehículo. Puedes obtenerla en cualquier concesionario o, por ejemplo, en el servicio web Alma Ajo. En la tasación deben figurar el número de matrícula del coche, el precio estimado (importe en €), el kilometraje en el momento de la tasación y la fecha de la misma. Puedes obtener estos datos, por ejemplo, en el servicio Alma Ajo, en la sección «Cronología».
Si compraste tu coche hace menos de un año, adjunta como documento el contrato de compraventa o el contrato de financiación. En este documento deben figurar el número de matrícula del coche, la fecha de compra y el precio de compra en euros.
¿Cuáles son las ventajas de utilizar un coche?
Esto depende de cuánto utilice su coche para fines comerciales. Como se ha mencionado anteriormente, informar sobre la tasa de utilización de su coche es, por lo tanto, una información importante.
Si utilizas tu coche en más de un 50 % para desplazamientos de empresa, es decir, si realizas más desplazamientos de empresa con tu coche, este se considerará, a efectos fiscales, un vehículo perteneciente a tu empresa. En ese caso , en la declaración de la renta anual se considerará como gasto tu coche, así como los gastos relacionados con él, como el combustible, los lavados y el mantenimiento.
Si utilizas tu coche para fines profesionales en menos del 50 % de los casos, es decir, si lo utilizas más para desplazamientos personales, a efectos fiscales tu coche se considera un vehículo de uso personal. En ese caso, en la declaración de la renta anual se solicitarán las indemnizaciones por kilometraje según tu libro de registro de kilometraje.
Una parte importante de esto es el registro de conducción, que determina la proporción entre la conducción para fines personales y para fines de la empresa. Esta información es necesaria para cumplir con los requisitos de la Administración Tributaria.
Llevar un registro de conducción
Solo podrás deducir los gastos derivados de tu vehículo si has llevado un diario de conducción de tus horas de trabajo, de acuerdo con las instrucciones de la Agencia Tributaria. Si conduce mucho, llevar un diario de conducción puede parecerle una tarea ardua, pero los posibles recargos fiscales (multas) u otros problemas relacionados con los impuestos seguramente le parecerán aún más graves.
Se debe registrar la siguiente información para cada turno de trabajo individual
- Horas de inicio y finalización del viaje (fecha y hora)
- Lugares de inicio y finalización y, si es necesario, la ruta seguida (direcciones exactas).
- Kilómetros recorridos
- Objetivo del viaje
- Lectura del cuentakilómetros al inicio y al final del viaje.
- Detalles del conductor
- Kilómetros recorridos en coche durante el año
El formato del diario de conducción es libre. Puedes anotar los datos a mano en un cuaderno, en una hoja de cálculo de Excel en el ordenador o utilizar, por ejemplo, una aplicación diseñada específicamente para este fin. Nuestra favorita es una aplicación llamada Driversnote, que te ahorra mucho trabajo manual.
Como empresario, debes conservar los registros de conducción durante al menos 6 años.
Gastos de automóvil en tu declaración de impuestos
La vida útil de un coche suele ser superior a tres años y su precio de adquisición, superior a 1 200 euros. Por este motivo, el coche se declara en la declaración de la rentacon una amortización anual de hasta el 25 %. Así pues, el precio de adquisición (del coche) se distribuye entre los distintos años.
Cuando el valor residual (valor restante) es de 1200 € o menos, se puede amortizar de una sola vez.
Nota para el conductor
Driversnote es una aplicación de registro de viajes que te facilita mucho el día a día. Solo tienes que pulsar «Start» al inicio del trayecto de trabajo y «Stop» al final; la aplicación se encarga del resto. Registra únicamente los desplazamientos de trabajo; no introduzcas en la aplicación ningún desplazamiento personal. La proporción de desplazamientos personales se calcula a partir de la diferencia entre los desplazamientos de trabajo registrados y el total de kilómetros. Por lo tanto, introduce también en la aplicación la lectura del cuentakilómetros.
Una vez que hayas llevado un registro de tus horas de trabajo durante todo el año, solo te queda una tarea por hacer. Elabora un informe con las horas de todo el año. Debes conservar este informe durante al menos 6 años. Indica los kilómetros que figuran en el informe en el cuestionario de la declaración de la renta que te enviamos siempre a principios de año.
Pro de Driversnoten Pro cuesta 11 € al mes, pero si la contratas a través de nosotros, podrás disfrutar de la aplicación con un 20 % de descuento.
- Inicie sesión o cree una cuenta Driversnote a través de este enlace para activar su descuento.
- Ponte en contacto con nuestro servicio de atención al cliente en la sección «Solicitudes de asistencia» de la aplicación para obtener un enlace de invitación con el que podrás unirte al equipo de Truster
Libro de registro de conducción tradicional
Si las aplicaciones no son lo tuyo, también puedes descargar un libro de registro de conducción gratuito, que puedes rellenar electrónicamente o, de forma más tradicional, imprimir y rellenar con un bolígrafo.
Tanto si has introducido los datos en el libro de ruta con el ordenador como si los has anotado a mano durante todo el año, comunícanos el total de kilómetros recorridos del año mediante el formulario de declaración de impuestos. No te pediremos tus libros de ruta. Consérvalos durante al menos 6 años, por si la Agencia Tributaria desea revisarlos.