Como autónomo, tienes a tu disposición un escáner de recibos que te permite documentar los gastos de tu empresa de forma fácil y rápida. Puedes subir recibos electrónicos a través del escáner o hacer una foto de un recibo en papel. Añade siempre un solo recibo cada vez: no se pueden incluir varios recibos en una misma imagen.
Cómo funciona nuestro escáner de recibos
- Abre el menú de la aplicación y selecciona «Recibos».
- Haga clic en el botón + situado en la esquina inferior derecha.
- Elige si quieres escanear el recibo o hacer una foto
- Sube un archivo desde tu dispositivo o haz una foto, guarda.
- Si en el recibo no queda claro cómo se relaciona con tu actividad empresarial, explícalo con más detalle
- Guardar
Una vez guardado, el recibo pasa a nuestro departamento de control interno. Todos los recibos se revisan siempre para garantizar que los recibos válidos se hayan aprobado antes de presentar la declaración del IVA y de impuestos. Por lo tanto, no es necesario estar pendiente de los recibos que están pendientes de revisión.
¿Qué tipo de recibo es aceptable a efectos contables?
Para que un recibo sea aceptado a efectos contables, debe contener la siguiente información:
- Nombre, dirección e identificación fiscal del vendedor
- Fecha de compra
- Lo que se ha comprado
- Precio de compra (importe sujeto a impuestos y libre de impuestos)
- tipo del IVA
¿Por qué se ha rechazado mi recibo?
Captura de pantalla del banco online
Si has añadido una captura de pantalla de tu banca online a través del escáner de recibos, el recibo se rechazará automáticamente. Los datos de pago de la banca online no incluyen toda la información mencionada anteriormente. En la imagen no se pueden identificar todos los datos del vendedor, el producto ni el tipo de IVA. Sube siempre el recibo o la factura original.
Datos incompletos
Si en el recibo faltan los datos mencionados anteriormente, no se podrá aceptar para la contabilidad. La causa más habitual es que falte el producto o servicio. En el recibo pueden figurar los datos del vendedor, la fecha de compra y el importe, pero si no se indica qué servicio o producto se ha adquirido, no se puede justificar su inclusión como gasto de la empresa. Este tipo de recibos suelen proceder de terminales de pago. Descarga siempre el comprobante en el que figuren todos los datos mencionados anteriormente.
Recibo doble
Un motivo habitual de rechazo es la duplicación. El mismo recibo ya ha sido aceptado una vez en tu contabilidad. Los duplicados se rechazan automáticamente. Por eso es importante que subas los recibos siempre lo antes posible después de la compra, o por ejemplo a intervalos regulares, para no tener que hacer trabajo innecesario al escanear los mismos recibos.